Communicatie

Communicatie is een heel breed begrip en vakgebied.
Het is een van de meest onderschatte begrippen binnen de informatievoorziening.
Vandaar dat “communicatie” een “apart” vlak is in het IGIC model.

Wat betekent communicatie in het IGIC model?

Communicatie betekent hier de wijze waarop deze een positieve bijdrage levert aan de ondersteuning en verbetering van de activiteiten (werkprocessen). Met name de koppeling van individuele activiteiten in een bedrijfsproces. Het overdragen van informatie tussen de onderlinge activiteiten.
Elke activiteit in een bedrijfsproces wordt ondersteund door informatie (gegevens) vanuit een andere activiteit in het bedrijfsproces. Hierbij mag er geen “ruis” ontstaan.

Informatieprofessionals moeten inzicht hebben in alle activiteiten van een bedrijfsproces. Ontstaat er “ruis” door slechte communicatie, dan heeft dit namelijk invloed op de kwaliteit van de informatie voor de opvolgende activiteiten en het uiteindelijke bedrijfsproces.

Zender en Ontvanger
In het communicatieproces moet er altijd een zender en ontvanger zijn.
De zender moet de boodschap op een juiste manier opstellen zodat het voor de ontvanger te begrijpen is. De boodschap moet helder en duidelijk kunnen worden overgebracht. Voor een team is dit nog belangrijker want dan moet er rekening gehouden worden met meerdere personen en verschillende interpretatiemogelijkheden van individuen.

Medium
Met het medium bedoelen we het transportmiddel waarmee we een boodschap overbrengen. Bijvoorbeeld een e-mail of applicatie.
De keuze van een medium is afhankelijk van wat men wilt bereiken met een boodschap. Het is een belangrijke overweging bij het overbrengen van een bericht. Kiest men het “verkeerde” medium dan kan de boodschap verkeerd geïnterpreteerd worden.

De boodschap of informatie
Het communicatieproces heeft altijd een boodschap/informatie nodig. Deze boodschap zal het communicatieproces doen starten
en er moet een relatie zijn tussen de zender en ontvanger met betrekking tot de boodschap. De relatie tussen de zender en ontvanger wordt duidelijk door de boodschap van de zender.

Communicatie apart vlak IGIC model

Waarom communicatie een apart vlak in het IGIC model is, heeft ermee te maken dat bij elke activiteit, werk- of bedrijfsproces communicatievraagstukken geïnventariseerd moeten worden.
Een groot misverstand is dat communicatie vanzelf gaat als deze wordt overgelaten aan software(systemen). Dat kan wellicht voor een (groot) deel, maar men mag er niet vanuit gaan. Er zal altijd een inventarisatie plaats moeten vinden van alle geautomatiseerde én niet-geautomatiseerde informatie- / communicatieprocessen.

Wat kan er fout gaan bij communicatie?

– Informatie kan verloren gaan
– Informatie kan vervagen of veranderen (denk aan het spel met 10-mensen op een rij waarbij de eerste een zin in het oor van de ander moet vertellen die op zijn of haar beurt weer dit aan een ander moet vertellen).
– Informatie voldoet niet aan het niveau van de ontvanger door kennisniveau
– Informatie kan anders geintepreteerd worden.
– Teveel onnodige informatie. 

Het is van belang dat dit afgestemd wordt en het moet een onderdeel uitmaken van de het IGIC model en dus de informatievoorziening. Fouten hierin zorgen voor onnodige “ruis”. In het IGIC model moet dit gebalanceerd worden met de rest van de “vlakken”.

Concreet betekent dit dat er bij elke activiteit nagegaan moet worden hoe het gesteld is met de communicatie. Dus de vraag “hoe” moet bij welke activiteit gesteld worden.
Bij activiteiten kunnen meerdere mensen betrokken zijn. Hierdoor zien we meteen het belang van een goede communicatieafstemming, processen en structuur binnen activiteiten.