De verantwoording van de informatievoorziening – Het “ijsmodel”.

Het ijsmodel geeft de verantwoording weer van de informatievoorziening binnen organisaties.

In het puntje van het “ijsje” zit het organisatiebeleid. Dit beleid moet ervoor zorgen dat de missie en doelstellingen van een organisatie gehaald worden. Het geeft de richting weer waar de organisatie heen wil en wat hiervoor noodzakelijk is met de daarbij behorende strategische keuzes.

Vanuit het organisatie beleid moet men een informatie beleid opstellen. Het informatie beleid zal zich moeten richten op de strategische keuzes met betrekking tot informatievraagstukken die belangrijk zijn om te voldoen aan de behoefte van de organisatie. Ook zal men hierin de noodzakelijke verantwoordingen implementeren zodat informatie een toegevoegde waarde zal zijn in de organisatie. De hoofdverantwoordelijkheid van het informatiebeleid ligt bij de CIO.

In projectintensieve organisaties moet daarnaast een (extra) beleid komen voor informatievoorziening binnen projectteams. Dit is de richting en invulling van verantwoordingen binnen projectteams met als doel om faalkosten door slechte informatie en communicatie te voorkomen.

De invulling van het informatiebeleid zal verder bestaan uit technologische oplossingen, oftewel de ICT afdeling. De organisatie bepaalt de vraag en ICT levert de oplossingen met betrekking tot de informatievoorziening.
Een fout die organisaties maken is om deze rol om te draaien. Men vraagt ICT welke oplossingen er zijn om informatievraagstukken op te lossen. Dit is een verkeerde benadering die uiteindelijk zal resulteren in ontzettend veel (extra) kosten omdat de behoefte niet (volledig) herkend wordt.

Wanneer het informatie beleid op orde is zal een afdeling (of verantwoordelijke) informatiemanagement verdere sturing geven aan de richting van het informatiebeleid. Ook zal informatiemanagement eventuele aanpassingen communiceren aan business management zodat het informatiebeleid aangepast kan worden aan de behoefte van de organisatie.

Onder de hoed van informatie management vallen weer vakgebieden zoals:
– Document Control
– Document/Records management
– Functioneel beheer.
Deze vakgebieden bevinden zich (hoofdzakelijk) op operationeel niveau. Maar zijn de ogen en oren van de organisatie om eventuele tekortkomingen te communiceren en eventueel op te lossen.