Hoe kunnen we helpen?
Document control
WAT IS DOCUMENT CONTROL?
Vrijwel elke organisatie heeft een grote hoeveelheid documenten.
Document control is een breed begrip en verwijst naar het beheer- en controle van documenten. Dit omvat oa. de beveiliging, (revisie)controle, goedkeuring en indienen van documenten.
Het belangrijkste bij document control is weten welk document het meest recent is (versiebeheer) en weten/controleren wie wijzigingen in documenten mag aanbrengen (wijzigingsbeheer).
Ook moeten documenten beschikbaar/toegankelijk worden gemaakt.
Document control omvat daarnaast goedkeuring van documenten telkens wanneer er revisies worden aangebracht.
Dit zorgt ervoor dat de informatie in het document juist blijft.
Er zijn in grote lijnen twee soorten documenten te onderscheiden:
– Statische documenten
– Dynamische documenten
De statische documenten, zijn documenten die eenmaal gegenereerd, ergens (op een centrale plek) opgeslagen worden en (moeten) worden bewaard omdat dit (soms juridisch) noodzakelijk is.
De andere documenten zijn dynamisch en bevatten informatie die noodzakelijk is voor operationeel gebruik.
De dynamische documenten zijn belangrijk om hier “control” op te krijgen. Dat maakt document control een zeer dynamisch en belangrijk vakgebied.
Problemen bij de invulling van document control
In het vakgebied document control ontstaan vaak problemen bij de invulling en bijbehorende verantwoordingen (mandaten). Deze verantwoordingen zijn (vaak) niet goed afgebakend of beschreven, terwijl deze wel noodzakelijk zijn
Een juiste invulling kan alleen als een organisatie beseft welke positie Document Control in moet nemen en waar deze zich “staat” in de organisatie bevind. Dit kan alleen als er goed informatiebeleid is.
In essentie heeft document control te maken met het communiceren, traceren en borgen van de kwaliteit van documenten die bestaan uit informatie.
Voor een goede betrouwbaarheid moet document control toezien op het naleven van de informatiewaarde van de documenten. In grote organisaties kunnen hier kwaliteitscontroles (QC) voor uitgevoerd worden. In organisaties waar veel fouten gemaakt worden kan dit ook averechts werken, waarbij business management document control als een bedreiging gaat zien, omdat document control moet toezien op oa. onvolledigheden
In Prince2 staat document control beschreven onder de noemer, project support, dat op dezelfde hoogte staat als projectmanagement. Het probleem dat zich hierbij voordoet is welke verantwoordelijkheid noodzakelijk is voor de invulling en welke men wilt afstaan.
