Informatievoorziening is het fundament 
van elke (project)organisatie

“De uitdaging bij projectsamenwerking is om correcte informatie op een efficiënte, effectieve en goede manier aan de juiste betrokkenen op de juiste tijd te kunnen presenteren.”

Dat is een hele mond vol en de praktijk laat zien dat (project)organisaties grote moeite hebben om dit voor elkaar te krijgen.

Faalkosten bij (project)organisaties maken voor ca. 10%⁽¹⁾⁽²⁾ deel uit van een projectbudget. Dit zijn echter kosten die voorkomen kunnen worden.

Het grootste deel van deze faalkosten wordt veroorzaakt door slechte informatie en communicatie. Dit is natuurlijk niet verwonderlijk en iedereen kent hiervan voorbeelden te over. We weten waar deze faalkosten uit bestaan, echter (project)organisaties zijn zich nog steeds niet bewust welke fundamenten en factoren hieraan ten grondslag liggen. Het begrijpen van deze fundamenten en factoren is een eerste stap naar bewustwording en verbetering.

Het IGIC® raamwerk (3F visie) kan voor (project)organisaties ontzettend belangrijk zijn want het legt deze fundamenten en factoren bloot. Niet alleen voor de eigen organisatie, maar ook voor de integrale samenwerking in de vorm van het IGIC-S model.

(Project)organisaties zijn heel dynamisch en er moet direct gereageerd worden op veranderingen of processen die niet goed lopen. Het is van essentieel belang dat deze processen zo ingericht worden dat de (project)organisatie én de informatievoorziening hierop snel aangepast kan worden. Hierbij wordt de link gelegd met Business Process Management (BPM) en informatiemanagement.

Oorzaken van faalkosten door slechte informatie en communicatie

• Projectmanagement ziet informatie niet als een bedrijfsmiddel maar als een verantwoording van de ICT-afdeling: ICT wordt ingeschakeld om een oplossing aan te dragen in de vorm van een software pakket. Informatie is echter een apart bedrijfsmiddel dat ondersteuning biedt bij het behalen van de projectdoelen, welke op zichzelf ook beheerd moeten worden.
•  “Onbekend maakt onbemind”. Projectmanagement is zich vaak niet bewust van wat ervoor nodig is om informatie als een bedrijfsmiddel te zien. Dit heeft te maken met het feit dat er bij vrijwel geen enkele (project)managementopleiding aandacht is voor het vakgebied informatiemanagement.
• De (integrale) informatiebehoefte is niet bekend.
• Niet alle stakeholders zijn bekend bij de (project)organisaties
• Het voorzien van de juiste mensen met de juiste informatie op het juiste moment gebeurt niet.
• Informatie is niet gecentraliseerd. Informatie moet centraal staan in de (project)organisatie. Een of meerdere personen zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening.
• Informatie welke door het inzetten van de verkeerde communicatiemiddelen niet (tijdig) de juiste mensen bereikt.
• Vanuit de moederorganisatie is er geen specifiek informatiebeleid richting de (project)organisaties waardoor projectmanagement geen handvat voor de inrichting hiervan heeft. Hierbij horen ook duidelijke rollen en verantwoordingen die ervoor moeten zorgen dat informatie het bedrijfsmiddel wordt waarover de (project)organisatie moet beschikken.
• Schaduw-IT. Projectmedewerkers gaan zelf aan de slag met allerlei software, sheets en tools om de informatiebehoefte voor zichzelf te kunnen bevredigen omdat de (project)organisatie hierin tekortschiet. Dit kan zeer gevaarlijk zijn voor de organisatie want de integriteit van informatie kan niet meer gewaarborgd worden. Als iedereen zijn of haar informatie zelf beheert, zal uiteindelijk niemand meer weten waar centrale informatie te vinden is. Ook zal niemand weten wat daadwerkelijk de laatste versie is.
• Delen van de informatievoorziening worden overgelaten aan de verkeerde persoon. Kennis en ervaring met betrekking tot het beheren van informatie is er niet of nauwelijks.
• Er wordt te weinig aandacht besteed aan het aanlooptraject tot de (project)organisatie ten behoeve van het inventariseren van de informatiebehoefte en eisen.
• Er is niemand in de (project)organisatie aanwezig die processen, welke in het belang zijn van de informatievoorziening, in de goede richting kan bijsturen, of er ontbreekt mandaat hiervoor.
• De informatiebehoefte van de samenwerkende (project)organisaties is niet bekend.
• Er zijn meerdere vormen van informatievoorziening aanwezig. Denk hierbij ook aan de niet-geautomatiseerde informatievoorziening (witdrukken, archieven, ordners, formulieren, etc.). Ook dit moet geïnventariseerd en afgestemd worden.
• Er wordt geen lering getrokken uit eerdere of andere projecten.

Welke oplossingen zijn er nodig

1. Verantwoording

Het is van groot belang dat er een centrale verantwoording is (de spil) die deze informatievoorziening kan afstemmen en in balans brengt. Dit zien we ook terug in het IGIC model, waarbij de centrale spil een informatieprofessional is die deze balans in de informatievoorziening brengt.

2. Bewustwording

(Project)organisaties gaan maar al te graag mee in de snelle digitale wereld van innovaties, maar zij vergeten daarbij de écht belangrijke fundamenten en factoren.

Informatiemanagement moet in elke organisatie aanwezig zijn om ervoor te zorgen dat informatie een toegevoegde waarde zal worden als bedrijfsmiddel, zeker in deze tijd waarin de hoeveelheid gegevens/data én innovaties enorm groeit.

Conclusie

Organisaties moeten zich bewust worden van het volgende: welke fundamenten en factoren spelen een rol, wat is ervoor nodig en hoe moet dit ingericht worden? Dit alles valt en staat met het informatiebeleid van een organisatie.

Informatiebeleid/governance vanuit de moederorganisatie zal richting moeten geven aan de (project)organisaties. Daarbij horen ook duidelijke rollen en verantwoording.

Een informatieprofessional zal afdelingsoverschrijdend moeten werken: mensen aansturen en management begeleiden c.q. wijzen op fouten in bedrijfsprocessen die leiden tot slechte informatie.

De informatieprofessional zal in elk (groot) project als een “staffunctie” gezien moeten worden zodat deze op managementniveau beslissingen in het belang van de (project)organisatie en informatievoorziening kan nemen.

Het IGIC model/raamwerk is hiervoor de perfecte eerste stap naar het bewustwordingsproces binnen (project)organisaties.

bron : 

⁽¹⁾ ᴼⁿᵈᵉʳᶻᵒᵉᵏ ᵁˢᴾ ᴹᵃʳᵏᵉᵗᶦⁿᵍ ᶜᵒⁿˢᵘˡᵗᵃⁿᶜʸ [²⁰¹⁰] – ᴰʳˢ. ᴴ. ᴮᵘˢᵏᵉʳ 
⁽²⁾ ᴬᵛᵉⁿᵈᵃⁿᵒ ᶜᵃˢᵗᶦˡˡᵒ, ᴶ. ᴱ., ᴬˡ⁻ʲᶦᵇᵒᵘʳᶦ, ˢ. ᴴ., ᴴᵃˡᵐᵃⁿ, ᴶ. ᴵ. ᴹ. ⁽²⁰¹⁰⁾. ᵁⁿᵈᵉʳˡʸᶦⁿᵍ ᵐᵉᶜʰᵃⁿᶦˢᵐˢ ᵒᶠ ᶠᵃᶦˡᵘʳᵉ ᶜᵒˢᵗˢ ᶦⁿ ᶜᵒⁿˢᵗʳᵘᶜᵗᶦᵒⁿ