IGIC® Facet : Eigenaarschap

Eigenaarschap, verantwoordelijk voelen én verantwoordelijkheid nemen

Verantwoordelijkheid nemen voor de activiteiten binnen een organisatie is een must voor elke werknemer, van hoger management tot ‘de man op de vloer’. Echter, verantwoordelijkheid nemen wordt vaak ervaren als een ‘gevaarlijk’ iets. Dat doet men liever niet!
Verantwoordelijkheid nemen – en zeker ook voelen – is cruciaal en kan niet zonder een open organisatie waarin vertrouwen en leren van fouten centraal staat.

Oorzaken geen verantwoordelijkheid nemen

Vaak ligt de oorzaak dat mensen geen verantwoordelijkheid nemen bij de leidinggevende of het (hoger) management. Men komt er immers mee weg of de leiding heeft dezelfde instelling, dus waarom zou men?
Dit is natuurlijk niet goed voor een organisatie. Daarnaast speelt inspirerend en motiverend leiderschap een belangrijke rol, waarbij een leider doelen moet stellen.   

De weg van de minste weerstand

Mensen zullen altijd op zoek gaan naar de weg van de minste weerstand.
De “het-is-toch-bijna-goed” of de “ja maar hij/zij… ” instelling zal niet bijdragen aan het oplossen van problemen of verbeteren van de organisatie.
Zolang de organisatie winstgevend is en zich geen calamiteiten voordoen vindt men het allemaal wel goed. Dit is geen proactief verantwoordelijkheidsbesef!

Totdat er iets gebeurt… de winsten kelderen of er gebeuren ongelukken. Pas dan reageert men reactief én er wordt opeens gezocht naar de zondebok(ken).
Het is de (nood)zaak om het niet zover te laten komen.

Een organisatie moet ervoor zorgen dat mensen, teams of afdelingen verantwoordelijkheid nemen én zich verantwoordelijk voelen.

• Mensen, teams of afdelingen die geen verantwoordelijkheidsbesef hebben, zoeken excuses voor hun acties.
• Diegene die wel verantwoordelijkheid nemen en zich verantwoordelijk voelen, zoeken naar oplossingen.

Dit geldt ook voor managers die eindverantwoordelijk zijn. Als het glas telkens maar weer halfvol is – en men daar als eindverantwoordelijke mee wegkomt – zal het glas nooit voller worden. Dit gaat uiteindelijk ten koste van de organisatie.

Verantwoordelijkheid voelen

Het is van groot belang dat mensen in een organisatie verantwoordelijkheid nemen.
Een eigenschap die echter net zo belangrijk is, is dat men zich verantwoordelijk vóelt.
Het een kan niet zonder het ander, mensen kunnen zich verantwoordelijk voelen voor alles en nog wat, maar hieraan moeten acties verbonden worden.  
Iemand die zich verantwoordelijk voelt én verantwoordelijkheid neemt staat ergens voor, als het goed gaat, mag (en moet) men trots zijn. Als het niet goed gaat, neemt iemand de verantwoordelijkheid, zet men zich in om te leren van fouten en zorgt dat het verbeterd wordt. Deze “eigenschap” noemen we “eigenaarschap”.

 

Eigenaarschap (in relatie tot functieomschrijving)

Eigenaarschap is een van de belangrijkste menselijke eigenschappen om tot verbetering, efficiëntie en innovatie binnen een organisatie te komen. Ook draagt deze eigenschap bij aan het realiseren van de (integrale) organisatiedoelstellingen.
Een kanttekening die geplaatst mag worden is dat verantwoordelijkheid gekregen moet worden. Het moet duidelijk zijn wat iemands rol en positie is binnen de organisatie. Dit moet helder beschreven zijn, waarbij centraal verantwoordelijkheid staat met “daaromheen” de kaders van bevoegdheden waarbinnen de verantwoordelijkheid plaats kan vinden. Dit is tevens een andere “mindset” voor organisatie met betrekking tot functieomschrijving.

In een traditionele, hiërarchische organisatie komt het voor dat leiders/managers niet snel verantwoordelijkheid afdragen. Zelfs niet als dit een organisatie sterk kan verbeteren.
Leiders/managers zijn hierbij bang om “macht” te verliezen. Toch is het voor een organisatie erg belangrijk dat haar teams/afdelingen en mensen eigenaarschap hebben en leiders/managers hen daarbij ondersteunen. Dit maakt de leiders/managers uiteindelijk veel sterker.

Leiders/managers moeten ervoor zorgen dat de organisatie eigenaarschap creëert.

Adaptable organisatie

In een adaptable organisatie, waarbij meerdere teams bestaan die allemaal eigenaarschap hebben, zal de leider/manager alleen richting geven en een omgeving creëren die noodzakelijk is voor  werknemers. Hierdoor vinden er sneller innovaties plaats en zal men veel efficiënter werken.

Het zou een logisch gevolg moeten zijn van verantwoordelijkheidsbesef voor activiteiten waar iemand mee bezig is, maar dat is het vaak niet. Er is meer voor nodig dan alleen maar mensen wijzen op hun “verantwoording”. Dit geldt ook voor managers of leidinggevenden.  
Verantwoording kunnen nemen kan niet zonder dat men bewust is van wat men doet, er een open cultuur is waarin men leert van fouten, er geluisterd wordt naar de mens (empathie) en men zich betrokken (commitment) voelt bij de organisatie.
Als mensen verantwoording nemen voor het werk zal dit bijdragen aan het verbeteren van de processen in de activiteiten en zorgen voor een toename van de efficiëntie en duidelijkheid in de organisatie.

Stappenplan “verantwoording”

1. Leidinggevenden/managers zijn het voorbeeld en zij moeten reflecteren..
2. Eigenaarschap is een van de vijf facetten (bewustwording, commitment, empathie, Just Culture). Zonder de andere facetten heeft het geen zin om mensen op hun verantwoordelijkheid te wijzen.
3. Maak mensen bewust van hun eigen en aangrenzende processen (en activiteiten).
4. Zorg voor een veilige omgeving waarin mensen niet meteen ‘afgestraft’ worden wanneer ze fouten maken. Door inventariseren van fouten zal er verbetering komen.
5. Weet wat er speelt bij mensen, ook een mens is een wezen dat gebalanceerd door het leven moet gaan. Enige verstoring zal deze balans ontwrichten. Het is de taak van leidinggevenden/managers en betrokkenen in de activiteit om hier rekening mee te houden.
6. Laat mensen het grotere plaatje zien, betrek ze bij andere processen of activiteiten. Laat ze voelen wat anderen doen of meemaken. Hierdoor ontstaat betrokkenheid.